Questions fréquentes

Facturation

Qui est mon interlocuteur chez E.T ?
Lors de votre inscription, un(e) chargé(e) de clientèle vous est attitré(e) et devient votre interlocuteur principal, vous pourrez communiquer ensemble par Téléphone, Mail, Fax etc.
Comment dois-je procéder pour vous transmettre ma facturation ?
Après avoir rempli l’imprimé « Planning » que nous fournissons, vous nous transmettez ce document accompagné des ordonnances, DSI etc.. par mail, fax ou courrier à l’attention de votre chargé(e) de clientèle. Votre chargé(e) de clientèle vous appelle pour confirmer la bonne réception des documents.
Comment remplir les grilles de « Planning » ?
Disponible en version mensuelle au choix : du 1er au 31- du 16 au 15 et du 21 au 20, il suffit de cocher les jours travaillés en précisant les cotations de chaque acte réalisé pour chacun des patients portés sur le planning. Une fiche planning comporte au maximum 5 patients avec 4 passages journaliers possibles.
Dans quel délai ma facturation est réalisée?
Un délai minimum de 2 jours ouvrés est nécessaire à la réalisation de votre facturation mensuelle.
Comment utiliser mon lecteur pour ma facturation ?
Votre lecteur est branché sur votre ordinateur et sans avoir besoin de votre présence, votre chargé(e) de clientèle va charger vos factures sur le TLA. Votre chargé(e) de clientèle vous informe que vos factures sont prêtes à être sécurisées par vos soins auprès de vos patients. Après la sécurisation des feuilles de soins, votre chargé(e) de clientèle récupère à distance les factures pour envoi en télétransmission auprès des caisses.
Comment savoir si tous mes patients et tous les actes réalisés sont facturés ?
A la fin du traitement de votre facturation, votre chargé(e) de clientèle vous appelle ou vous transmet par mail le montant total de votre facturation mensuelle ainsi que les commentaires éventuels, et vous confirme donc que la totalité de vos actes sont bien facturés. De plus, vous recevez une fiche de suivi avec la liste à jour de tous les documents et informations manquants sur le dossier en cours mais aussi des précédents dossier.
Comment puis-je contrôler ma facturation ?
Votre chargé(e) de clientèle vous fait parvenir par courrier, mail, ou fax les bordereaux détaillés par caisse de chacun de vos patients, vous permettant de voir les jours, actes et montant facturés pour chacun de vos patients. De plus, vous recevez sur la fiche de suivi la liste de toutes les prescriptions à renouveler afin que vous soyez toujours à jour.
Est-il possible de facturer un patient même si je n’ai pas accès à sa carte Vitale ?
Il suffit de signaler à votre chargé(e) de clientèle que vous n’avez pas accès à la carte Vitale du patient, il sera alors réalisé une facturation en mode dégradé sur feuille de soins papier sans conséquence sur le délai de traitement de votre dossier.
Qui traite les rejets et les contacts avec les Caisses ou Mutuelles de mes patients ?
Votre chargé(e) de clientèle reçoit et gère les retours « Noémie » des Caisses et mutuelles lui permettant de « pointer » les paiements des parts obligatoires et complémentaires et de traiter les éventuels rejets. Elle vous informe du traitement d’un rejet avec le motif et la mise en paiement du rejet traité. Elle appelle les Caisses et Mutuelles pour émettre les conventions et vous signale les délais de paiement des parts complémentaires
Quand dois-je payer 3.5% de ma facturation auprès de E.T ?
Apres le paiement de vos honoraires par les caisses et Mutuelles, E.T vous adresse une facture correspondant à 3.5% TTC du montant total des honoraires facturés (avec un minimum de 150€ TTC par facture) et vous propose un prélèvement sur votre compte bancaire professionnel.
Qu’est-ce que le SCOR et E.T applique-t-il le dispositif ?
OUI, E.T numérise les ordonnances depuis de nombreuses années et notre logiciel de télétransmission a été agrée SCOR (SCan ORdo). La CPAM et toutes les caisses de régimes obligatoires ont mis en place un dispositif de dématérialisation des pièces justificatives afin de limiter l’archivage papier et les envois postaux. De plus une aide de 90€/an est accordée en cas de mise en place du dispositif et nous nous chargeons de sa mise en place pour vous

Conseil et gestion

Suis-je obligé d’ouvrir un Compte Professionnel ?
NON, l'exercice de l'activité professionnelle d’une entreprise individuelle ne génère pas l'obligation d'ouvrir un compte Professionnel, un simple compte cheque au nom du Professionnel suffit. Soyez donc vigilant face aux allégations de votre banquier, qui prétendrait que l'ouverture d'un " compte professionnel ", aux frais de gestion plus élevés, est une obligation légale. N'optez pour un compte pro que si vous êtes sûr d'utiliser les nombreux services qui s'y rattachent.
A-t-on l’obligation d’avoir un Expert Comptable ?
NON, il n’y a pas d’obligation par contre c’est fortement conseillé. Leur mission consiste à établir votre déclaration professionnelle et les états complémentaires dans le respect de la loi et de la réglementation en vigueur. Son exécution implique, le respect des textes légaux et réglementaires applicables aux professionnels de l’expertise comptable.
A-t-on l’obligation d’adhérer à une AGA (Association de Gestion Agréée) ?
NON, il n’y a pas d’obligation par contre c’est fortement conseillé. Nous vous rappelons que l’adhésion à une association de gestion agréée (AGA, type ARAPL) vous permet de bénéficier d’une « non majoration » de vos revenus de 25% ainsi qu’un délai de reprise ramené à 2 ans en cas de contrôle fiscal. Il est donc souhaitable, hormis les cas où vous êtes « non imposable », d’adhérer auprès d’une de ces AGA. Vous pouvez consulter les modalités, règles et délais d’adhésion sur http://www.araplprovence.org.
Les remplaçants ont-ils les mêmes obligations comptables que des libéraux installés ?
OUI, ils doivent tenir une comptabilité, avec l’ouverture d’un compte bancaire à usage professionnel.
Quand déposer mes documents comptables ? Comment vous les faire parvenir ?
Le plus souvent possible… Si vous avez le service Facturation chez nous, vous pouvez nous déposer les documents à chaque fois que vous déposez votre facturation. Sinon tous les 3 mois. Les documents peuvent nous parvenir par tous les moyens (prise de Rendez-vous, Mail, Skype, courrier, Recommandé …). N’envoyez jamais d’originaux…
Comment faire pour bénéficier des avantages de la Zone Franche Urbaine ?
Pour pouvoir bénéficier des avantages de la ZFU à savoir, l'exonération d'impôt sur les bénéfices à hauteur de 100% du bénéfice sur les 5 premières années, ainsi qu’une exonération temporaire de cotisation foncière des entreprises (CFE) il faut que l’ensemble des conditions ci-dessous soit parfaitement respectées : - Adresser une demande au correspondant ZFU de la Direction départementale des Finances publiques - La localisation d’une activité en ZFU implique une implantation matérielle, des moyens d’exploitation permettant l’exercice de la profession et l’exercice d’une activité effective en zone - Respecter en plus de cette implantation (en cas d’activité « non sédentaire ») l’une des 2 conditions suivantes : emploi d’un salarié sédentaire à temps plein ou réalisation d’au moins 25% des recettes avec des patients, eux-mêmes résidents de la zone franche.

Mise à disposition de cabinet

Les cabinets que vous mettez à disposition sont-ils aux normes ?
OUI, nous avons fait en sorte de faire les aménagements nécessaires pour l’accueil de vos patients avec une table de soins par salle, les bacs de traitement des déchets, le matériel de base, une salle d’attente commune avec point d’eau et WC avec pour chaque local, l’accès aux personnes à mobilité réduite. Non, il ne s’agit pas d’une vulgaire boite au lettre ou d’un placard au fond d’un cabinet médical, il ne s’agit pas de domiciliation mais d’une véritable implantation matérielle.
Aurais-je des frais supplémentaires ?
NON, tout est inclus dans le contrat (chauffage, charges de copropriété, eau et électricité) à l’exception des 40€ à l’entrée dans le cabinet pour mettre à jour la plaque. Le contrat est conclu pour une durée d’un an minimum avec tacite reconduction.
Puis-je recevoir mes patients dans le cabinet de groupe ?
OUI, bien sûr à condition de s’assurer de la disponibilité d’une salle de soin au préalable car elles sont à disposition de tous les membres du cabinet. Se référer au règlement intérieur annexé au contrat de mise a disposition
Quelles sont les particularités d’installation dans un cabinet en zone franche ?
Attention, il ne suffit pas de s’installer en zone franche pour bénéficier des exonérations. Il faut aussi réaliser 25% des honoraires annuels avec des patients résidents de la zone franche. Il faut donc veiller à conserver toutes les adresses de vos patients et de faire les calculs 3 mois avant la fin de l’année pour ajuster sa tournée si nécessaire. Il est également vivement conseillé de souscrire au service de facturation et/ou de saisie comptable pour renforcer l’implantation matérielle de votre activité en zone franche.
Suis-je obligé d’exercer à proximité du cabinet ?
NON, rien ne vous y oblige, vous pouvez exercer dans toute la France à condition de facturer au moins la moitié de vos honoraires et exercer 6 mois par an dans votre département d’origine. Néanmoins, avec la mise en place des quotas, la CPAM souhaite réguler le nombre de praticiens dans des zones définies et risque de vouloir réduire cette mobilité à l’avenir.
Puis-je m’installer dans un cabinet qui est en zone sur-dotée ?
OUI, mais cela peut prendre du temps… En effet, en zone sur-dotée il faut un arrêt d’activité sur la zone pour une installation. Il faut donc privilégier les grandes agglomérations avec un turn-over important aux petites communes environnantes. La commission se réunissant tous les 2 mois, il faut réitérer sa demande après chaque refus, d’où la difficulté pour louer un local avec un bail traditionnel. E.T vous accompagne dans la réalisation des courriers de demande d’installation et dans leur envoi aux dates adéquates.

Remplacement

Un contrat de remplacement est-il obligatoire ?
OUI, au-delà d'une durée de vingt-quatre heures, ou en cas de remplacement d'une durée inférieure à vingt-quatre heures mais répété, un contrat de remplacement doit être établi entre les deux parties.
Dois-je obligatoirement faire appel à un professionnel de santé possédant le statut de remplaçant pour me remplacer ?
NON, un professionnel de santé libéral peut se faire remplacer soit par un confrère d'exercice libéral, soit par un professionnel de santé n'ayant pas de lieu de résidence professionnelle. Dans ce dernier cas, le remplaçant doit être titulaire d'une autorisation de remplacement (statut de remplaçant) délivrée par le directeur général de l'agence régionale de santé de son domicile et dont la durée maximale est d'un an, renouvelable.
Quelles sont les conditions à remplir pour effectuer un remplacement d’un infirmier libéral ?
Vous devez être Infirmier Diplômé d’Etat et avoir une autorisation de remplacement en cours de validité délivrée par le préfet du département de son lieu d'exercice principal. Vous devez conclure un contrat de remplacement avec l'IDEL remplacée et vous ne pouvez remplacer au maximum que deux infirmières simultanément. Vous devez justifier d'une activité professionnelle de 18 mois (soit 2.400 heures), dans les six années précédant la date de demande de remplacement et avoir réalisé cette activité professionnelle dans un établissement de soins, une structure de soins ou au sein d'un groupement de coopération sanitaire tel que définis à l'article 5.2.2 de la présente convention.
Comment se passe la facturation du remplacement ?
Au cours du remplacement, le remplaçant doit utiliser uniquement les feuilles de soins papier et pré-identifiées du professionnel remplacé en y ajoutant visiblement ses noms, prénoms, qualité d’infirmier ou masseur-kinésithérapeute remplaçant et son numéro d’autorisation de l’ARS. Le professionnel de santé remplaçant ne pourra pas utiliser la CPS de la personne remplacée pour signer les FSE (feuilles de soins électroniques). Elle devra donc effectuer les télétransmissions en « mode dégradé » et signer les feuilles de soins papier. Les honoraires seront perçus par le remplacé sur son compte, celui-ci se chargera de les reverser au remplaçant, dans les délais convenus par contrat. C'est ce que l'on appelle une rétrocession d'honoraires